GERENCIA DE PROYECTOS

Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.

Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos.

La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.

La gerencia de proyectos se practicaba de manera informal, pero a mediados de los años 20 comenzó a surgir como una profesión distinta. Entonces el PMI crea el estándar más reconocido para el manejo y la administración proyectos, La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK®).

CICLO DE VIDA DE PROYECTOS

El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de fases en las que se organiza un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Una fase es un conjunto de actividades del proyecto relacionadas entre sí y que, en general, finaliza con la entrega de un producto parcial o completo. Hay proyectos sencillos que sólo requieren de una fase, y otros de gran complejidad que requieren un importante número de fases y sub-fases.

El ciclo de vida de cada proyecto está definido por el modelo de fases que se utilice y este suele estar determinado por la organización, la industria o, incluso, la tecnología empleada en el proyecto. No es posible determinar de forma genérica las fases de todos los tipos de proyecto, aunque en ocasiones se hace referencia a una estructura genérica del ciclo de vida que se compone de las fases de:

  • Inicio:
    • Estudio inicial de viabilidad técnica, económica, comercial, etc.
    • Estimación de necesidades y posibles problemas para realizar el proyecto.
    • Análisis de posibles alternativas para cubrir las necesidades y deficiencias.
    • Estudio de alternativas para realizar el proyecto.
    • Primeras estimaciones de recursos necesarios, costes y plazos.
    • Primera aproximación de la planificación del proyecto.
    • Primera definición del objetivo del proyecto.
    • Normativa y legislación aplicable.
  • Definición:
    • Definición del objetivo junto con el cliente (si procede).
    • Especificación de requisitos.
    • Evaluación de las distintas alternativas contempladas.
    • Cálculo de recursos, costes y plazos y planificación del proyecto.
    • Elaboración de la oferta para su aceptación por parte del cliente.
    • Realización de estudios de viabilidad y de evaluación de riesgos.
    • Toma de decisión: realizar el proyecto, no realizarlo, dejarlo pendiente.
  • Diseño:
    • Diseño técnico del proyecto.
    • Identificar las soluciones tecnológicas a aplicar para cada funcionalidad.
    • Asignación de los recursos materiales.
    • Validación del diseño.
    • Identificación y selección de subcontratas.
    • Ajuste de las especificaciones técnicas
  • Planificación:
    • Identificación de tareas y actividades.
    • Secuenciación de tareas y actividades (determinación de actividades paralelas, secuenciales e interdependencias).
    • Estimación de duración y de los recursos materiales y humanos.
    • Estimación del coste de las actividades.
    • Programación temporal mediante cronograma.
    • Optimización de la planificación: duración (asignando más recursos), costes (usando recursos más económicos, eliminando tareas innecesarias), sobreasignación (cambiando orden de las tareas, poniendo más recursos, etc.)
  • Ejecución:
    • Realización del trabajo planificado.
    • Control e integración del trabajo subcontratado.
    • Integración de los elementos adquiridos externamente.
    • Comprobación de que cada elemento desarrollado y el conjunto, cumplen los requisitos previamente definidos con el nivel de calidad acordado.
    • Realización de las correcciones necesarias para que el diseño corrija los problemas e imprevistos que hayan podido surgir.
    • Validación de esta fase
  • Control:
    • Seguimiento técnico
    • Seguimiento económico:
    • Generación de informes periódicos, concisos y objetivos con propuestas de solución ante desviaciones o riesgo de desviaciones
    • Toma de decisiones.
  • Operación:
    • Puesta en marcha, despliegue, distribución o lanzamiento del resultado.
    • Cursos de formación a los usuarios, al centro de atención al cliente, al departamento de operación y mantenimiento, al cliente, etc.
    • Medición de indicadores para ver las mejoras conseguidas con respecto a la situación anterior a la puesta en marcha (si aplica).
    • Toma de datos de control para verificar el funcionamiento, detectar fallos y disponer de información para mejoras futuras.
    • Comienzo de las actividades de mantenimiento, atención al cliente, soporte postventa, etc. (las que sean de aplicación).
  • Finalización:
    • Actualización de datos tanto técnicos como de gestión para incorporar las últimas modificaciones introducidas en el proyecto.
    • Revisar y actualizar la documentación
    • Realizar un pequeño informe de conclusiones con lo aprendido (errores y aciertos) durante la ejecución del proyecto.
    • Archivo del proyecto para que la información esté disponible para toda la empresa.
    • Reasignación de recursos y cierre contable del proyecto.

En la práctica no existe una única organización de fases ideal que se pueda aplicar a todos los tipos de proyectos. Aunque existan modelos habituales en algunas industrias, los proyectos pueden presentar variaciones muy significativas. Algunos proyectos tendrán una sola fase, otros, en cambio, pueden constar de dos, tres, cuatro o más fases.

  • Independientemente de la cantidad de fases que compongan un proyecto, todas ellas poseen características similares:
  • Cada fase está focalizada en un trabajo concreto.
  • Las fases suelen tener como objetivo el disponer de un entregable que debe estar disponible al finalizar la fase.
  • El cierre de una fase termina con la revisión del entregable y, en ocasiones, con la aprobación de esa entrega.

TIC EN LA GERENCIA DE PROYECTOS

En cualquier proyecto, la organización de las tareas y el tiempo es fundamental. Aunque sea algo pequeño, es necesario organizar muy bien tiempos y prioridades para alcanzar el objetivo, y esto se hace más complicado a medida que se añaden miembros al equipo. Afortunadamente hay varias opciones en software de gestión de proyectos que nos simplifican muchísimo el problema.

El software de gestión ayuda a organizar mejor las actividades ya que permite ver de forma gráfica y sencilla los diferentes proyectos, los miembros del equipo que participan en cada uno, las tareas asignadas a cada uno y el progreso en la ejecución de las mismas.

Herramientas más populares:

  • BASECAMP: Tiene un escritorio muy gráfico y muy bien diseñado donde se muestran todos los proyectos y clientes a la vez. Al entrar a cada proyecto se puede ver fácilmente si hay tareas nuevas o pendientes.
  • TRELLO: Trello es otra herramienta muy eficaz para gestionar proyectos y trabajos en equipo. Permite ver qué tareas hay en cada proyecto de forma bien detallada, quién las tiene asignadas y determinar la fecha límite para cada tarea. También se pueden hacer checklists e incluso votaciones y aportes para cada actividad.
  • BLIMP: El escritorio de Blimp es muy cómodo, y en un momento se pueden ver los diferentes proyectos, quiénes participan en cada uno, la fecha límite y el grado de avance
  • ASANA: Este software está pensado específicamente para el trabajo en equipo. Asana tiene un excelente diseño y está organizado en espacios de trabajo, que permite tener por separado los proyectos personales de los profesionales, por ejemplo.
  • REDBOOTH: Este software de gestión, que nació bajo el nombre de Teambox, es muy intuitivo, y es una herramienta útil y sencilla para proyectos colaborativos.
  • GANTTPROJECT: GanttProject es un programa gratuito bastante diferente a los anteriores que requiere la instalación en el ordenador. Pero es muy sencillo de usar, con una gran interfaz y se pueden organizar las tareas para cualquier proyecto de forma muy gráfica.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS

La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En función del campo, empresa u organización de que se trate, es que se emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación con los objetivos estratégicos que se persigan.

  • Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los objetivos del proyecto y las necesidades identificadas y los intereses de la población e instituciones (consenso social). Se observa especialmente en la evaluación ex-ante pero también en los demás tipos de evaluación.
  • Eficacia: Medida en que se lograron o se espera lograr los objetivos de la intervención, tomando en cuenta su importancia relativa. Se observa en las evaluaciones de tipo continuas y ex-post.
  • Eficiencia: Medida en que los recursos/insumos fondos, tiempo, etc.) se han convertido en los resultados del proyecto. Este criterio es usual en el análisis costo-beneficio realizado en la evaluación ex-ante.
  • Impacto: Efectos a largo plazo positivos y negativos, primarios y secundarios, producidos directa o indirectamente por una intervención para el desarrollo, intencionalmente o no.
  • Sostenibilidad: Medida en que los cambios logrados por el proyecto continúen y permanecen en el tiempo a favor de la población y/o las instituciones, una vez que la intervención ha finalizado. Suele considerarse en las evaluaciones de impacto.

Es fundamental considerar la evaluación desde las propias necesidades, y alcances de las acciones para con la población meta.

PAPEL QUE DEBE TENER UN GERENTE DE PROYECTOS EN CADA UNA DE LAS FASES DE EJECUCIÓN DE ESTOS

El gerente de un proyecto desempeña generalmente las mismas funciones, independientemente del entorno tecnológico en el que se desarrolle el proyecto, con el objeto de satisfacer unos requisitos específicos, de acuerdo con los objetivos de alto nivel del proyecto y teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo, coste y recursos impuestas por el cliente, el propio proyecto o por la empresa. Según AEIPRO, Asociación Española de Ingenieros de Proyectos, las funciones que desempeña el gerente de un proyecto son:

  • Planificar y programar el proyecto, que básicamente consistirá en la identificación y descomposición de los trabajos a realizar en el proyecto, considerando las dependencias y ligaduras de cada actividad y los recursos necesarios para su ejecución;
  • Organizar y supervisar el proyecto, es decir identificar y atribuir responsabilidades de ejecución y supervisión de cada una de las tareas que componen el proyecto;
  • Dirigir el proyecto, mediante la autorización, la priorización y la coordinación de la ejecución de cada una de las tareas del proyecto.
  • Controlar y realizar el seguimiento del proyecto, con el objeto de comparar el progreso del desempeño del proyecto con las referencias establecidas en las fases de inicio y definición, con el objeto de tomar medidas si aparecen desviaciones significativas.

Por otro lado, el gerente de un proyecto debe poseer unas cualidades determinadas con el objeto de garantizar el desempeño eficaz y eficiente del proyecto. Por regla general, el responsable de proyectos:

  • Debe conocer el entorno tecnológico en el que se realiza el proyecto y en particular las tecnologías y los procesos utilizados en el proyecto.
  • Debe conocer la organización en la que se desarrolla el proyecto.
  • Debe estar familiarizado con los principios de dirección y en particular debe tener competencia en las metodologías y herramientas propias de la gestión de proyectos, con el objeto de definir, planificar, programar, dirigir, coordinar, controlar y supervisar de la forma más eficaz y eficiente posible los recursos necesarios para la ejecución de los trabajos del proyecto.
  • Debe tener una gran capacidad de negociación, con el objeto de acordar contratos, resolver conflictos, plantear soluciones con clientes y otros participantes involucrados.
  • Debe tener gran capacidad de comunicación. El Director de Proyectos debe facilitar y fomentar el intercambio de información entre los integrantes de la organización del proyecto y debe comunicar de forma adecuada a todos los participantes involucrados en el proyecto.
  • Debe tener liderazgo y capacidad de trabajo en equipo, con el objeto de obtener resultados de los integrantes de su equipo al mismo tiempo que crea un equipo compacto con sus colaboradores directos.
  • Debe tener capacidad de dirigir y resolver conflictos y crisis, de tal forma que sea capaz de manejar conflictos de manera creativa, canalizando los conflictos de modo que los resultados sean positivos y preferiblemente sinérgicos más que destructivos.
  • Debe ser capaz de resolver problemas y eliminar barreras. La realización de un proyecto implica trabajar en múltiples y diferentes problemas. Por ello, el responsable de los proyectos debe considerar la eliminación de barreras como una actividad más utilizando las metodologías generales de resolución de problemas de las que disponga.
  • Debe ser ético y profesional. La asunción de principios éticos por parte de los responsables de los proyectos y su comportamiento respetuoso con la deontología profesional, es imprescindible para la convivencia normal entre las entidades involucradas en el proyecto. Los responsables de los proyectos deben desarrollar principios básicos como la legalidad, la profesionalidad, integridad y respeto a las personas.
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